Tuesday, March 13, 2007

قواعد مهمة في استخدام البريد الإلكتروني

إن المراسلات عبر البريد الإلكتروني اكتسبت مكانة هامة في المراسلات الإدارية في المؤسسات والمنظمات الربحية وغير الربحية، وللاختلاف بين المراسلات الورقية والإلكترونية، وهذه تنبيهات على عدد من النقاط من المهم جداً الالتزام بها عند إعداد المراسلات عبر البريد الإلكتروني، التي لاحظت أن الكثيرين لا يتقيدون بها رغم أهميتها:

1- من المهم أن تتم كتابة عنوان موضوعي للرسالة، في حقل (الموضوع:)، حيث تتعامل بعض خوادم البريد مع الرسائل التي لا تتضمن عنواناً وكأنها رسائل إزعاجية، فتضعها في مجلد الرسائل المهملة، مما يعيق وصول الرسالة إلى المتسلم المرسلة إليه.

2- يجب تجنب نسخ النص من برنامج الوورد ولصقه في الرسالة مباشرة، وإنما تتم كتابة الرسالة ابتداءً في برنامج البريد مثل آوتلوك، أو في صفحة المتصفح على موقع البريد مباشرة، وفي حال الحاجة لنقل نص طويل من أحد الملفات تتم إزالة أي تنسيقات تمت على النص في برنامج ونقل النص كنص عادي ثم تتم إعادة تنسيق النصوص بعد وضعها في برنامج البريد.

3- كتابة اسم الشخص مرسل البريد باللغة الإنكليزية بشكل صحيح، لأن بعض خوادم البريد لا تعرض الأحرف العربية في اسم المرسل.

4- عدم إرسال صور داخل الملفات المرافقة لا داعٍ لها، مثل: ترويسة خطاب أو أي صورة ليست ضرورية للرسالة، حيث سيزيد هذا من حجم البريد وقد يصعب تنزيله من خادم البريد إذا كان حجم الرسالة كبيرا.

5- الحرص على عدم تكرار الرسالة أكثر من مرة، خاصة إذا كانت كبيرة الحجم.

6- من المهم استخدام خطوط النظام التي يتم توفيرها افتراضياً مع نظام ويندوز، حيث يتسبب استخدام خطوط أخرى ليست متوفرة على جهاز مستقبل الرسالة في ظهور النصوص منسقة بطريقة خلاف ما قام به المرسل، لأن نظام ويندوز حين لا يجد ذلك الخط يختار خطاً آخر لعرض النص، مما يؤثر بشكل كبير على التنسيق الأصلي للنص.

7- أهمية كتابة وسائل الاتصال بمرسل الرسالة كتوقيع في أسفل الرسالة، يتضمن هاتف المكتب والناسوخ، ورقم صندوق البريد والعنوان، والبريد الإلكتروني والموقع الشبكي، ومن المناسب لو أضيف رقم الجوال أيضاً.

8- ضرورة استخدام برنامج يفحص الرسائل الواردة والصادرة من الجهاز لتجنب إصابة الجهاز بالفيروسات، أو نشر الفيروسات التي قد يكون الجهاز مصاباً بها للآخرين.

9- من المفيد جداً استخدام أحد برامج البريد مثل: مايكروسوفت آوتلوك أو آوتلوك إكسبريسفي إعداد وحفظ المراسلات، عوضا عن استخدام صفحة البريد في الموقع، لما في ذلك من الفوائد الكثيرة.

10- يجب مراعاة ألا يتجاوز حجم الرسالة (ا ميغا) بحد أقصى قدر الإمكان، وعند الرغبة في إرسال عدة ملفات (كبيرة الحجم) لا ترسل في رسالة واحدة، وإنما توزع على دفعات بحدود 500 كيلوبايت لكل دفعة، تلافياً للبطء في الشبكة لدى البعض.

11- ضغط الملفات كبيرة الحجم بأي برنامج ضغط لتسهيل إرسالها عبر البريد، ويفضل استخدام برنامج وينزيب أو وينرار.

12- عند الرد على مرسل الرسالة يتم الرد باختيار الأمر [رد]، وعند الرغبة في إرسال نسخة من الرد إلى كل من وصلته نسخة من الرسالة الأصلية يتم الرد باختيار الأمر [رد على الكل].

13- لابد من الاطلاع على ما يعرف في محيط الإنترنت بـ السلوكيات المهذبة عند استخدام الإنترنت ومن ذلك التعامل مع البريد الإلكتروني إرسالاً واستقبالاً.

5 comments:

  1. سلام عليكم . .

    قواعد مهمه يا أخ مدني

    يعطيك العافيه يا غالي على التدوينه الحلوهـ

    تحيتيـ . .لك

    أسامه . .

    ReplyDelete
  2. .

    شكراً أخي أسامة على مرورك ..

    وياليت تفيدنا بما عندك من قواعد مهمة في هذا مما لم أكتبه هنا ..

    .

    ReplyDelete
  3. نصائح رائعة.....



    أشكرك

    ReplyDelete
  4. .

    حياك الله أخي Pen ..


    .

    ReplyDelete
  5. محمد الحسن عبد المحمودOctober 20, 2007 at 4:47 AM

    وفقكم الله

    ReplyDelete